Teams zusammenhalten trotz Unterbesetzung

Der Montag, der alles verändert

Montagmorgen, 7:32 Uhr. Auf meinem Handy erscheint die dritte Krankmeldung innerhalb von zwanzig Minuten. Mein Magen zieht sich zusammen. Um 8 Uhr kommen die ersten Kinder, und statt sechs haben wir heute drei Fachkräfte.

Kennen Sie das Gefühl? Ich habe in meiner Arbeit mit Kita-Teams erlebt, wie dieses chronische Auf-Reserve-Fahren Teams zerstört – oder wie manche Teams trotzdem zusammenhalten. Der Unterschied liegt selten im Zufall.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen drei Strategien, die nach meiner Erfahrung in unterbesetzten Teams funktionieren. Sie bekommen konkrete Formulierungen, Zeitangaben und Ideen, die Sie morgen früh ausprobieren können.

Warum Teams unter Druck zusammenbrechen

Die Zahlen sind alarmierend. Derzeit fehlen bundesweit nicht nur rund 385.000 Kitaplätze – besonders in den westlichen Bundesländern –, sondern auch etwa 98.600 Erzieherinnen und Erzieher. Bis 2030 prognostizieren Studien einen Fehlbestand von 230.000 Fachkräften. Das sind nicht einfach Zahlen. Das ist Kita-Alltag.

Ein hoher Anteil der befragten Erzieherinnen weist ein deutlich erhöhtes Stressniveau auf. Fast ein Fünftel kann als Hochrisiko-Gruppe für Burnout eingestuft werden. Die zentrale Stressquelle? Mangelhafte Personalausstattung in vielen Einrichtungen.

Die häufigsten Belastungsfaktoren im Kita-Alltag sind:

• 96 % berichten von zu vielen Arbeitsaufgaben

• 95 % nennen Lärm als Belastungsfaktor

• 91 % beklagen zu viele Kinder in einer Gruppe

• Über 80 % erleben zusätzlich körperliche Belastungen

Diese Überlastung hat eine psychologische Folge, die Forschende den „Matthäus-Effekt" nennen: Teams, die vor schwierigen Zeiten bereits gut zusammengearbeitet hatten und vertraut waren, gemeinsam Probleme zu lösen, kommen deutlich besser durch Krisen als Teams mit bereits vorher ungelösten Konflikten.

Übersetzt: Wenn Ihr Team vorher schon wackelte, macht Unterbesetzung alles schlimmer. Aber – und das ist entscheidend – Sie können diese Kommunikation und Zusammenarbeit gezielt stärken, auch jetzt noch. Nicht irgendwann, sondern ab morgen.

Strategie 1: Die 15-Minuten-Team-Regel

In vielen Kitas gibt es wöchentliche Teamsitzungen. Theoretisch. Praktisch fallen sie aus, sobald wieder jemand krank ist.

Meine Erfahrung aus vielen Jahren Teambegleitung: Was wirklich funktioniert, sind tägliche Kurz-Absprachen von maximal 15 Minuten – morgens, bevor die Kinder kommen, oder direkt nach der Bringzeit.

Die Struktur ist denkbar einfach

Phase	Frage / Inhalt	Zeit
Phase 1: Präsenz	Wer ist da, wer fehlt? Wie sieht die Gruppensituation aus?	2 Min
Phase 2: Fokus	Was ist heute das Eine Wichtigste? (nicht alles, nur das Eine)	5 Min
Phase 3: Ressourcen	Wer braucht konkret Entlastung? (Offen fragen, nicht raten)	5 Min
Phase 4: Abschluss	Ein positiver Satz zum Abschluss	1 Min

Dialog aus der Praxis:

Leitung: „Heute fehlen Claudia und Petra. Das heißt, wir sind zu dritt für 38 Kinder. Und jetzt die wichtigste Frage: Was ist für euch heute das Wichtigste?"

Erzieherin A: „Die U3-Kinder brauchen beim Mittagessen volle Aufmerksamkeit. Da könnte es sonst chaotisch werden."

Erzieherin B: „Ich kann von 11:30 bis 12:30 Uhr den Gruppenraum unterstützen, wenn jemand bei meiner Gruppe ein Auge drauf hat."

Leitung: „Perfekt. Ich übernehme in der Zeit deine Gruppe. Danke, dass ihr so schnell mitdenkt. Das hat Qualität für die Kinder bedeutet – und für uns weniger Chaos."

Warum diese 15 Minuten so wirksam sind

Die regelmäßige Kommunikation im Team ist ein zentraler Baustein für Resilienz und Mitarbeiterbindung. Solche kurzen Teambesprechungen helfen dabei, Informationen weiterzugeben, gemeinsame Aufgaben abzustimmen, Erfolge zu feiern und Herausforderungen transparenter zu machen. Eine offene Feedback-Kultur, in der alle Teammitglieder ermutigt werden, ihre Gedanken und Meinungen frei zu äußern, ist dabei zentral.

Der psychologische Effekt: Das Team sieht sich nicht als Opfer von Umständen, sondern als aktiv Problemlösende Gruppe.

Was tun, wenn es Widerstand gibt?

Manchmal reagieren Kolleginnen genervt auf solche Neuerungen: „Noch eine Sitzung?! Wir haben doch schon Teambesprechungen!"

Mein Rat: Probieren Sie es drei Wochen aus – ohne Diskussion, ob es sinnvoll ist.

Erst danach werten Sie gemeinsam aus. Oft wird dieses Format angenommen, wenn das Team merkt: Das erleichtert den Alltag und erspart uns Chaos statt mehr Arbeit zu schaffen.

Strategie 2: Ehrlicher Notfallmodus mit klaren Prioritäten

Was ich in vielen Kitas sehe: Teams versuchen trotz Unterbesetzung, das volle Programm zu fahren. Projekte, pädagogische Angebote, Dokumentation – alles soll weiterlaufen wie immer.

Das ist gut gemeint. Aber es macht viel kaputt.

Über 86 % der befragten Kita-Leitungen gaben an, dass pädagogische Angebote in den letzten 12 Monaten entfallen mussten. Es ist keine Schande, wenn Angebote ausfallen. Es ist Realität. Die Schande liegt darin, so zu tun, als wäre alles normal.

Die drei nicht verhandelbaren Prioritäten

1. Die Kinder sind sicher und beaufsichtigt. – Das ist nicht verhandelbar.

2. Grundbedürfnisse werden erfüllt – Essen, Wickeln, Ruhen, Zuwendung.

3. Jedes Kind bekommt mindestens einmal am Tag echte Qualitätszeit – Ein Gespräch, Spiel, Aufmerksamkeit von einer vertrauten Bezugsperson.

Alles andere – Waldprojekte, Portfolioarbeit, aufwendige Bastelprojekte – kann warten. Das ist keine pädagogische Niederlage. Das ist Triage.

So kommunizieren Sie das nach außen

Eine klare, ehrliche Botschaft an die Eltern könnte so aussehen:

„Wir haben heute weniger Personal als üblich. Das bedeutet, dass unser geplantes Waldprojekt verschoben wird. Was bleibt: Wir sind für Ihr Kind da, es wird gut versorgt, wird gesehen und wir achten besonders auf die Stimmung in der Gruppe und gegenseitige Unterstützung. Danke für Ihr Verständnis."

Diese Transparenz sorgt in der Regel längerfristig für ein Vertrauen, das sich in einer Entspannung der Eltern, Kinder und schlussendlich auch der Erzieher äußert. Eltern können mit ehrlichen Mitteilungen besser umgehen als mit dem Eindruck, dass etwas Wichtiges verschwiegen wird.

Ein wichtiger Hinweis zur Tragfähigkeit des Notfallmodus

Der Notfallmodus ist ein Werkzeug für kurzfristige Krisen, nicht für strukturelle Unterbesetzung. Wenn Notfallmodus zur Dauerlösung wird (mehr als 2–3 Monate), ist es an der Zeit, mit dem Träger über strukturelle Maßnahmen zu sprechen.

Strategie 3: Wertschätzung sichtbar machen – in unter 2 Minuten

In meiner Supervision höre ich von Kita-Leitungen immer wieder: „Wir loben uns eigentlich nie." Das Verrückte ist: Es braucht oft so wenig.

Resiliente Teams zeichnen sich durch bessere Kommunikation, verstärkten Einsatz für die Gruppe und verbesserte Problemlösungsfähigkeiten aus. Sie können Stress und Herausforderungen besser bewältigen, was wiederum zu höherer Zufriedenheit und geringeren Burnout-Raten führt.

Und genau hier liegt eine massive, unterschätzte Hebel: Kleine, konsistente Wertschätzung ist eines der stärksten Burnout-Prävention-Instrumente, die kostenlos zur Verfügung stehen.

Drei Wertschätzungs-Rituale unter 2 Minuten

1. Die Post-it-Tradition

Einmal pro Woche (z. B. freitags) schreiben Sie einer Kollegin einen konkreten Satz aufs Fach oder auf einen Zettel im Spind:

Danke, dass du gestern bei den Schlafliedern eingesprungen bist. Das hat Lukas Sicherheit gegeben.

Nicht pauschal. Konkret. Greifbares Feedback wirkt.

2. Das 2-Sätze Feedback

Am Ende des Tages sagen Sie einer Kollegin im Vier-Augen-Gespräch:

Ich habe gesehen, dass du mit Lukas heute besonders geduldig warst. Das hat ihm gut getan – und mir auch, weil die Gruppe ruhiger war.

Eine Beobachtung. Ein Effekt. Fertig.

3. Das Kurz-Absprache-Ritual

Jede tägliche Absprache (siehe Strategie 1) endet nicht mit Stress-Planung, sondern mit einem positiven Satz:

Das hat diese Woche geklappt: Ihr habt die schwierige Gruppensituation am Mittwoch wirklich gut gelöst. Das war Team-Arbeit.

Ja, das fühlt sich anfangs albern an

Ich weiß, wie albern sich das anfühlen kann, wenn man erschöpft ist und um 7:32 Uhr bereits Angst vor dem Tag hat. Das ist ok. Machen Sie es trotzdem.

Ich habe erlebt, wie solche kleinen Gesten – die wöchentliche Post-it, das ehrliche Feedback – den Unterschied machen zwischen Teams, die zusammenbrechen, und Teams, die zusammenhalten.

Wie man Resilienz nachhaltig verankert

1. Binde den Träger ein – konkret und bestimmt

Im Oktober 2024 wurde das Gesetz zur Fortsetzung und Weiterentwicklung des KiTa-Qualitäts- und -Teilhabeverbesserungsgesetzes (KiQuTG) verabschiedet. Der Bund unterstützt die Länder auch in 2025 und 2026 mit jährlich rund zwei Milliarden Euro.

Ab 2025 gilt die konkrete Vorgabe: Jedes Bundesland muss mindestens eine Maßnahme in den Handlungsfeldern „Gewinnung und Sicherung qualifizierter Fachkräfte" ergreifen.

Das ist Ihre Gelegenheit.

Eine konkrete Formulierung für Ihr nächstes Träger-Gespräch:

"Wir hatten im letzten Quartal an X Tagen personelle Unterbesetzung. Das führt zu konkreten Qualitätseinbußen und erhöht das Burnout-Risiko im Team nachweislich. Welche Maßnahmen zur Fachkräftegewinnung aus dem KiQuTG nutzen wir aktuell – und was können wir noch beantragen?"

Diese Formulierung macht Sie nicht zu einer Kritikerin, sondern zu einer Partnerin, die Ressourcen nutzt.

2. Vergessen Sie sich selbst nicht

Als Leitung sind Sie oft die Letzte, die sich eine Pause nimmt. Das ist eine häufige Falle. Wer sich intensiv mit Resilienz-Faktoren auseinandersetzt, lernt auch, die eigenen Stärken gezielt zu entwickeln und anders mit Schwächen umzugehen. Man reflektiert persönliche Glaubenssätze und erfährt, wie Resilienz tatsächlich gelebt werden kann.

Eine bewährte, simple Idee: Setzen Sie einen täglichen Handy-Wecker um 14 Uhr mit dem Text: „5 Minuten Pause. Nicht verhandelbar." Gehen Sie kurz raus. Atmen Sie. Kommen Sie zurück. Nicht für Ihr Wohlbefinden (obwohl das auch wichtig ist), sondern weil ein ruhiger Leiter modellhaft für die ganze Kita wirkt.

3. Feiern Sie kleine Erfolge – seid Schatzfinder

Nicht: „Wir haben alle fehlenden Fachkräfte gefunden."

Sondern: „Wir haben diese Woche alle Kinder sicher betreut. Die meisten Eltern sind zufrieden. Wir sind noch da."

Werdet Schatzfinder. In Krisenzeiten ist das wichtiger als Perfektionismus.

Dein nächster Schritt (unter 10 Minuten)

Schreiben Sie folgende 3 Fragen auf einen Zettel, nehmen Sie ihn mit und schauen Sie ihn morgen an, bevor der Trubel beginnt. Nehmen Sie für jede Frage 1-2 Minuten um sie zu beantworten. Erfahrungsgemäß hilft es am meisten das schriftlich zu machen, für den Anfang reicht aber auch der geistige Fokus auf diese 3 Fragen.

• Frage 1: Was war letzte Woche die größte Herausforderung in Ihrem Team?

• Frage 2: Wer hat konkret geholfen, sie zu bewältigen?

• Frage 3: Haben Sie das dieser Person gesagt? Falls nicht – sagen Sie es ihr heute. Im Idealfall persönlich und konkret.

Legen Sie den Zettel in Ihr Fach. Machen Sie es zu Gewohnheit, Zeit für diese Fragen zu nehmen.

Eine Frage zum Nachdenken

Was würde sich in Ihrem Team verändern, wenn Sie aufhören würden, so zu tun, als wäre alles normal – und stattdessen gemeinsam ehrlich sagen würdet:

„Das hier ist gerade Krise. Aber wir stehen das zusammen durch"

Sie wünschen sich konkrete Unterstützung?

Wenn die Herausforderungen größer werden oder Sie sich externe Unterstützung für die Teamentwicklung wünschen, zögern Sie nicht, sich zu melden. Oftmals kann bereits ein Gespräch mit jemandem, der von außen auf Ihre Situation blickt, helfen. Wenn diese Person zudem Erfahrung damit, wie andere Kitas erfolgreich mit ihren Herausforderungen umgegangen sind ist die Lösung oft näher als man vorher denkt.

Quellen

[1] https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/themen/aktuelle-meldungen/2024/dezember/gute-kitas-brauchen-gut-ausgebildetes-personal-aber-die-fachkraft-quote-sinkt-vielerorts

[2] Jungbauer, J. & Ehlen, S. (2015). Stressbelastungen und Burnout-Risiko bei Erzieherinnen in Kindertagesstätten: Ergebnisse einer Fragebogenstudie. Das Gesundheitswesen, 77(1), S. 418–423.

[3] Lattner, K. et al. (2022). Resilienz in der pädagogischen Praxis: Wie Teams in Kitas Krisen bewältigen. Forschungsbericht zur Krisenbewältigung in Kindertageseinrichtungen.

[4] Kock, D. (2023). Resilienz im Team stärken: Kommunikation, Feedback und Mitarbeiterbindung in Kitas. Praxishandbuch für Leitungskräfte.

[5] Verband Bildung und Erziehung (2023). Befragung von Kita-Leiter*innen zu den Folgen des Fachkräftemangels.

[6] Kock, D. (2024). Resilienz im Team: Warum ist sie in Kitas so wichtig? Praktische Maßnahmen für resiliente Teams unter Druck.

[7] Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (2024). Die Verträge der Bundesländer zum KiTa-Qualitäts- und -Teilhabeverbesserungsgesetz (KiQuTG). https://www.bmbfsfj.bund.de

[8] Niedersächsisches Institut für frühkindliche Bildung und Entwicklung (nifbe) (2025). Resilienzförderung bei pädagogischen Fachkräften.